1、委托授权书
受托人一般选择清欠小组负责人和小区管理处主任，规模较小的企业也可以选择企业经理和小区管理处主任。受委托人应对物业管理相关法规和小区物业服务合同比较熟悉，有较强的语言表达能力，同时还掌握了对业主欠费理由的答辩对策。
2、起草起诉状
根据公司在该小区物业服务合同的情况，起草诉讼状。有前期物业服务合同和与业主委员会签订的物业服务合同的，以合同条款为基础起草起诉状;没有物业服务合同，可以寻求街道办事处或居委会出具证明，再加上物价局颁发的该小区收费许可证，就可证明事实合同关系。
3、证据清单
(1)公司营业执照和资质证书，证明公司有合法的经营权。
(2)物业服务合同、收费许可证、街道办事处或居委会出据的证明，证明公司在该小区有合法的物业服务权利和收费标准。
(3)相关的文件，如政府28号令、关于规范我市住宅小区公共水电费分摊问题的通知、关于收缴垃圾处理费的通知，证明物业服务各项收费的合法性，包括滞纳金。
(4)房地产权登记表、企业登记信息表(商铺)，证明被告的业主身份或物业使用人。
(5)其它有证明作用的文件。
4、制作欠费数据
(1)物业管理服务费及滞纳金明细表
(2)水费、污水处理费、加压电费明细表
(3)防盗门及梯灯维修、路灯电费及垃圾处理费明细表
(4)电梯电费及梯灯电费分摊明细表
(5)电梯维修零件费分摊明细表
(6)每吨供水加压电费计算表
(7)电梯电费及梯灯电费分摊计算表
(8)电梯维修零件费分摊计算表
注：以上各类表各企业根据小区实际情况制作。
5、其它资料
(1)律师函复印件;
(2)缴费通知;
(3)催费通知。
有些业主买房后一直闲置不住，觉得不住缴纳物业费是不合理的，就一直拖欠的不交，导致物业公司在催款无果的情况下向法院提起诉讼，被起诉的业主要积极的应诉，并把欠下的物业费及时的补交。
